ComuniScout Gestión de incidencias para Administradores de Comunidades
Pon fin al caos de llamadas, WhatsApps dispersos, partes de seguro sin respuesta y averías olvidadas. ComuniScout une el motor omnicanal de FreeScout, nuestro ecosistema de plugins de automatización y el desarrollo vertical propio de InFoAL para conectar a tu Administración de Fincas, los Presidentes de Comunidad y los Gremios Profesionales en un único expediente auditable y sin coste de licencia por usuario.
La contabilidad de las comunidades está resuelta; el caos diario de las incidencias, no
Tu programa contable (Gesfincas, Fynkus, Netfincas...) emite recibos y liquida cuentas, pero hasta el 70% del tiempo y desgaste telefónico de tu despacho se pierde persiguiendo averías en zonas comunes, siniestros de agua, peritos de aseguradoras, presupuestos de industriales y llamadas de presidentes preguntando: «¿En qué punto está lo de la bajante?».
Avisos dispersos en WhatsApp, llamadas y emails sueltos
Las fotografías de un siniestro quedan en el móvil de un empleado, la respuesta del perito entra en el correo personal de otro y cuando alguien está de baja o vacaciones nadie sabe qué se acordó con el fontanero.
Sensación de opacidad ante el Presidente y la Junta
Cuando una reparación se bloquea porque falta una pieza o está pendiente del perito del seguro, el Presidente no lo ve y asume que la gestoría se ha olvidado, multiplicando las llamadas de reclamación.
Los gremios rechazan apps y contraseñas complejas
Un fontanero o electricista que trabaja para 15 administradores distintos no va a instalar 15 apps ni recordar usuarios y contraseñas para actualizar un parte desde la escalera de la comunidad.
Riesgo RGPD al cruzar datos entre técnicos y vecinos
Dar acceso a un buzón compartido a un profesional externo o reenviar hilos de correo sin filtrar expone datos personales de propietarios, notas internas del despacho y presupuestos de otros industriales.
Tres actores, tres interfaces adaptadas, un único expediente sincronizado
En InFoAL hemos diseñado ComuniScout separando rigurosamente qué ve y cómo interactúa cada perfil: el Administrador de Fincas dispone de su puesto de mando ejecutivo, el Presidente consulta el estado de toda su comunidad en su portal web, y el Industrial / Gremio recibe un enlace móvil tokenizado sin login donde sube la foto de la reparación y recoge la firma digital en pantalla.
Filtración en bajante comunitaria (Vertical Escalera B hacia Piso 2º 1ª)
Portal de Presidencia · Comunidad Residencial Gran Vía [RGV-01]
| Expediente | Ubicación (Zona Común / Piso) | Avería y Gremio | Empresa Asignada | Estado Actual | ¿De quién depende? |
|---|---|---|---|---|---|
| #1042 | Zona Común: Bajante Escalera B | Filtración vertical agua · Fontanería | Fontanería Exprés S.L. | 6. Reparada con Firma | Pdte. Pintura (en 5 días) |
| #1039 | Zona Común: Puerta Garaje Sótano -1 | Fotocélula y receptor mando · Cerrajería/Motor | Cerrajería & Automatismos 24h | 5. Pendiente de Pieza | Profesional (Recambio jueves) |
| #1031 | Zona Común: Cubierta / Terraza Superior | Peritaje tela asfáltica tras lluvia · Albañilería | Perito Aseguradora Mapfre | 2. En Valoración Seguro | Compañía Aseguradora |
Ficha Móvil de Intervención para el Técnico (Sin Usuario ni Contraseña)
El fontanero o electricista recibe el encargo por email/móvil y abre esta ficha directamente en la finca. Solo tiene acceso a esta orden de trabajo (aislamiento RGPD total respecto al resto de comunidades de la gestoría).
- Ubicación y Contacto de acceso: Ve la dirección exacta, zona común afectada, fotos de la avería y teléfono de conserje/presidente para abrir.
- Cambio de estado en 1 toque: Marca «En intervención», «Pendiente de material» o «Reparada».
- Imputación y Cámara nativa: Introduce horas, coste de materiales y sube la foto del trabajo terminado o albarán con la cámara del móvil.
Un ciclo de 7 estados operativos donde siempre está claro de quién depende el siguiente paso
Los sistemas de soporte tradicionales solo distinguen entre «Abierto» y «Cerrado». En una comunidad de propietarios eso no basta: nuestro desarrollo sincroniza automáticamente los estados internos de FreeScout con los 7 hitos reales de una reparación inmobiliaria y el indicador explícito de actor responsable (pending_actor).
Comunicada / Recibida
Depende de: GestoríaEntra por Portal del Presidente, QR en finca, email o teléfono. El gestor revisa, fusiona si está duplicada y clasifica prioridad.
Valoración / Presupuesto / Seguro
Depende de: Seguro / PresidenteApertura de siniestro con la aseguradora de la comunidad o envío de presupuesto al Presidente para aprobación en 1 clic.
Asignada a Profesional
Depende de: GremioEnvío automático por SMTP de la Orden de Trabajo con fotos y enlace móvil {token} al industrial, informando al Presidente.
En Intervención
Depende de: GremioEl técnico confirma fecha de visita (scheduled_at) o inicia los trabajos en la zona común o vivienda afectada.
Pendiente de Material / Tercero
Depende de: Gremio / PeritoQueda explícito el motivo del bloqueo (espera de pieza, secado de albañilería, 2º gremio) y se programa recordatorio automático.
Reparada (Pdte. Validación)
Depende de: Gestoría / PresidenteEl industrial adjunta foto de la reparación, horas/materiales y firma digital desde su móvil. Reaparece como activa en el despacho.
Cerrada y Acreditada
Expediente AuditadoValidada por la gestoría/presidente. Lista para exportar en el informe PDF/CSV de la Junta General de Propietarios.
Las ventajas técnicas de FreeScout, potenciadas por nuestros plugins y el desarrollo propio de InFoAL
En el departamento de Programación de InFoAL no vendemos cajas negras ni te atamos a licencias por usuario que penalizan el crecimiento de tu despacho. Hemos construido ComuniScout combinando tres capas tecnológicas que garantizan velocidad extrema, longevidad del código y adaptación 100% vertical a las comunidades de propietarios:
Ventajas Técnicas del Núcleo FreeScout (PHP 8.x + MariaDB)
Arquitectura Ultraligera y Estabilidad de API (PHP 8.2 a 8.5)
Renderizado rápido en servidor (Blade + Bootstrap + jQuery) bajo política Zero Build Step y Laravel No-Upgrade Policy con sistema de /overrides. Consume una fracción de RAM/CPU frente a plataformas pesadas y garantiza que los módulos personalizados nunca se rompan al actualizar el sistema.
Omnicanalidad Nativa de Correo (IMAP / SMTP Transaccional / OAuth2)
El correo electrónico es el canal universal con aseguradoras, peritos y gremios. ComuniScout convierte cada buzón de la gestoría en un centro colaborativo que procesa respuestas, CC/BCC, reenvíos y adjuntos manteniendo un único hilo cronológico inmutable.
Detección de Colisiones en Vivo y Fusión de Avisos Duplicados
Avisa en tiempo real si dos empleados de la gestoría están viendo o contestando la misma avería para evitar duplicar encargos. Además, permite fusionar en 2 clics múltiples avisos de vecinos sobre un mismo corte de luz o avería de ascensor (Merge Conversations).
Separación Física entre Notas Internas y Mensajes Públicos
El modelo relacional de Threads separa nativamente las deliberaciones privadas del despacho (TYPE_NOTE en color ámbar) de los mensajes a terceros (TYPE_MESSAGE) y registra cada cambio de estado en un historial de auditoría inalterable (TYPE_LINEITEM).
Automatización de SLA, Cloud S3, Protocolos y Movilidad sin suscripciones por usuario
Sobre el motor base, integramos y configuramos los mejores módulos oficiales y de terceros para cubrir todas las necesidades operativas, de almacenamiento y de cumplimiento legal de un despacho de administración de fincas:
Detecta automáticamente incidencias estancadas sin respuesta tras X horas (Waiting Since), escala prioridades, envía reclamaciones a aseguradoras o ejecuta macro-acciones en 1 clic.
Permite "dormir" un expediente hasta el día en que llega un recambio o visita el perito. El ticket reaparece solo en la bandeja activa al vencer el plazo o si el gremio responde antes.
Inyecta la referencia [#ID] en los correos salientes para que las respuestas de peritos, compañías de seguros e industriales entren siempre al expediente correcto aunque cambien el asunto.
Galería lightbox de todas las fotos del siniestro en el sidebar, descarga en 1 clic en .zip para la aseguradora y almacenamiento externo en Cloud S3 / R2 sin inflar la base de datos SQL.
Listas de control paso a paso para siniestros multi-gremio (1. Fontanero → 2. Seguro → 3. Albañil → 4. Pintor) y plantillas de respuesta rápida con variables dinámicas por buzón y comunidad.
Alertas Push en iOS/Android para urgencias, métricas de tiempos de resolución (Reports + Export CSV) e impresión limpia de expedientes en PDF ocultando las notas privadas de la gestoría.
Módulos listos para recibir avisos y fotografías por Bot de Telegram o WhatsApp Business API, más API REST y Webhooks firmados para sincronizar con el ERP del despacho.
Doble factor de autenticación (TOTP) para gestores, protección antibots Turnstile en portales públicos y borrado certificado en 1 clic ante solicitudes de Derecho al Olvido RGPD.
La ingeniería de InFoAL que convierte FreeScout en un software de Comunidades
Comunidades, Zonas Comunes, Viviendas y Pólizas de Seguro
En una comunidad de propietarios, el 85% de las incidencias afectan a elementos comunes y el presidente cambia cada año. Nuestro módulo vertical propio Modules/ComuniScout dota a FreeScout de una base de datos relacional específica para Propiedad Horizontal:
- Jerarquía Comunidad (
cs_properties) → Ubicación (cs_units): Creación automática de las Zonas Comunes de cada edificio (Portal, Escalera, Ascensor, Cubierta/Tejado, Fachada, Bajantes generales, Calderas/Contadores, Garaje, Jardín/Piscina) además de las viviendas y locales privativos. - Ficha de Aseguradora y Presidente vinculada: Al abrir una incidencia de una finca, el gestor tiene a la vista la compañía aseguradora, el número de póliza y el Presidente en ejercicio.
- Aislamiento Multi-Buzón / Multi-Gestoría (
mailbox_id): Filtrado estricto en capa de datos para separar carteras de comunidades o múltiples delegaciones con total confidencialidad.
Mailbox (Cartera / Administración de Fincas)
└── cs_properties (Comunidad + CIF + Póliza Seguro)
├── Presidente Activo (Portal Magic Link)
├── cs_units [type = 'common_area']
│ ├── Ascensor / Portal / Escalera
│ ├── Cubierta / Fachada / Bajantes
│ └── Garaje / Sala Calderas / Piscina
└── cs_units [type = 'private_unit']
└── Piso / Puerta (Daños por filtración)
└── cs_incidents (#ID Conversación)
├── user_id (Gestor Responsable)
├── contractor_id (Gremio Externo)
├── operational_status (7 Estados)
├── pending_actor (De quién depende)
└── work_order_token + Firma SVG/PNGOrden de Trabajo Tokenizada, Firma en <canvas> y Portal de Presidencia
Hemos resuelto el gran cuello de botella de las administraciones de fincas: conseguir que los industriales documenten sus actuaciones desde la calle sin comprometer la seguridad RGPD del despacho.
- Enlace Mágico de Orden de Trabajo (
/work-order/{token}): Token criptográfico de 256 bits por intervención. El profesional ve fotos e instrucciones, imputa horas y materiales, sube fotos de la reparación desde la cámara del móvil y recoge la firma digital manuscrita en pantalla sin ver ninguna otra incidencia de la gestoría. - Portal Web del Presidente (
/portal): Autenticación limpia sin contraseñas complejas para dar de alta averías con hasta 5 fotografías y consultar en tiempo real la tabla de seguimiento de todas las incidencias de su comunidad. - Panel Ejecutivo Dark Slate y Directorio CRUD de Gremios: Cuadro de mando visual por finca (
/properties), catálogo de proveedores homologados con tarifas por hora (/contractors) y columnas operativas inyectadas directamente en los listados del buzón.
Todo nuestro desarrollo vive encapsulado en un módulo independiente utilizando los hooks oficiales de Eventy. Puedes actualizar FreeScout y sus parches de seguridad en cualquier momento sin perder ni una sola personalización.
Al contar con un modelo SQL estructurado de comunidades, gremios y estados, ComuniScout puede conectarse con Conntexto MCP de InFoAL para triaje inteligente de correos, detección automática de averías duplicadas y resúmenes para Juntas.
Por qué ComuniScout supera al correo tradicional y a los Helpdesks de pago por agente
Compara lo que ocurre en un despacho de administración de fincas de 8 personas gestionando 120 comunidades según la herramienta utilizada:
| Capacidad / Criterio | Email + Excel + WhatsApp | SaaS Genérico (Zendesk / Freshdesk) | ComuniScout (Software Propio InFoAL) |
|---|---|---|---|
| Jerarquía Comunidad → Zona Común / Vivienda | Manual (carpetas dispersas) | No existe (solo fichas de cliente) | Nativa + Póliza de Seguro por Finca |
| Portal del Presidente (Vista de toda su Finca) | No (llamadas constantes al despacho) | Limitado a sus propios tickets | Sí, consulta todas las averías de su comunidad |
| Parte Móvil para Gremios sin Usuario/App | No | No (obliga a pagar licencia de agente) | Enlace mágico tokenizado por intervención |
| Firma Digital Manuscrita en Pantalla | Albaranes en papel que se pierden | No incluido de serie | Integrada en móvil (<canvas>) e inyectada en hilo |
| Control de «¿De quién depende?» y Alertas SLA | Imposible sin revisar correo por correo | Genérico (Abierto / Pendiente / Cerrado) | 7 estados inmobiliarios + Semáforo de bloqueo |
| Aislamiento RGPD frente a Industriales | Alto riesgo en reenvíos de cadenas | Riesgo si entran como agentes | Blindado: el técnico solo ve su orden asignada |
| Coste anual en licencias por usuario (8 empleados) | 0 € (miles de euros en horas perdidas) | 4.700 € a 8.500 € / año (pago por agente) | 0 € de cuota por agente · Usuarios ilimitados |
Todo lo que debes saber antes de implantar ComuniScout
¿ComuniScout sustituye a nuestro programa de contabilidad (Gesfincas, Fynkus, Netfincas...)?
No, lo complementa exactamente donde los programas contables no llegan. Tu ERP sigue gestionando cuotas, remesas bancarias, contabilidad y actas; ComuniScout se encarga del 100% del ciclo operativo de averías, siniestros de seguro, órdenes de trabajo a gremios y comunicación transparente con los presidentes. Además, permite importar tu cartera de comunidades y presidentes por CSV/API y exportar los partes y costes conformados.
¿Los fontaneros, electricistas o cerrajeros tienen que instalar alguna App o recordar contraseñas?
No. Esa es una de las mayores ventajas de nuestro desarrollo: cuando asignas una avería a un profesional, recibe un correo (o aviso móvil) con un botón directo a su Ficha de Intervención Móvil (/work-order/{token}). Con un solo toque en su teléfono ve las fotos del problema, actualiza el estado, sube la foto de la reparación con la cámara y recoge la firma en pantalla del presidente o vecino, sin tener que instalar nada ni recordar contraseñas.
¿Cómo se garantiza el cumplimiento del RGPD y que un industrial no vea datos de otras comunidades?
En ComuniScout los profesionales externos no son usuarios internos del buzón. Su enlace criptográfico de 256 bits les concede acceso única y exclusivamente a la orden de trabajo asignada, ocultando el resto de comunidades, las actuaciones de otros gremios y las notas internas de la gestoría. Asimismo, los endpoints públicos están blindados para no exponer jamás nombres ni teléfonos de propietarios sin autenticar.
¿Se puede desplegar con nuestra propia marca (Marca Blanca) y en servidor propio o Cloud de InFoAL?
Sí. Ofrecemos tanto despliegue en instancia dedicada Single-Tenant en el Cloud NVMe LiteSpeed de InFoAL (bajo tu propio subdominio incidencias.tuadministracion.com, con tu logotipo, correo corporativo SMTP transaccional, backups diarios inmutables y soporte técnico directo de nuestros ingenieros en Girona y Sant Feliu de Guíxols) como instalación On-Premise en tu propia infraestructura.
¿Quieres ver ComuniScout funcionando en vivo con tus comunidades?
Solicita una demostración personalizada con los ingenieros de InFoAL. Te enseñaremos el panel ejecutivo de comunidades, el portal del presidente y cómo funciona en el móvil la orden de trabajo con firma digital para tus gremios.
