ComuniScout Gestió d'incidències per a Administradors de Comunitats
Posa fi al caos de trucades, WhatsApps dispersos, parts d'assegurança sense resposta i avaries oblidades. ComuniScout uneix el motor omnicanal de FreeScout, el nostre ecosistema de plugins d'automatització i el desenvolupament vertical propi d'InFoAL per connectar la teva Administració de Finques, els Presidents de Comunitat i els Gremis Professionals en un únic expedient auditable i sense cost de llicència per usuari.
La comptabilitat de les comunitats està resolta; el caos diari de les incidències, no
El teu programa comptable (Gesfincas, Fynkus, Netfincas...) emet rebuts i liquida comptes, però fins al 70% del temps i desgast telefònic del teu despatx es perd perseguint avaries en zones comunes, sinistres d'aigua, pèrits d'asseguradores, pressupostos d'industrials i trucades de presidents preguntant: «En quin punt està allò del baixant?».
Avisos dispersos en WhatsApp, trucades i correus solts
Les fotografies d'un sinistre queden al mòbil d'un empleat, la resposta del pèrit entra al correu personal d'un altre i quan algú està de baixa o vacances ningú sap què es va acordar amb el lampista.
Sensació d'opacitat davant del President i la Junta
Quan una reparació es bloqueja perquè falta una peça o està pendent del pèrit de l'assegurança, el President no ho veu i assumeix que la gestoria se n'ha oblidat, multiplicant les trucades de reclamació.
Els gremis rebutgen apps i contrasenyes complexes
Un lampista o electricista que treballa per a 15 administradors diferents no instal·larà 15 apps ni recordarà usuaris i contrasenyes per actualitzar un part des de l'escala de la comunitat.
Risc RGPD en creuar dades entre tècnics i veïns
Donar accés a una bústia compartida a un professional extern o reenviar fils de correu sense filtrar exposa dades personals de propietaris, notes internes del despatx i pressupostos d'altres industrials.
Tres actors, tres interfícies adaptades, un únic expedient sincronitzat
A InFoAL hem dissenyat ComuniScout separant rigorosament què veu i com interactua cada perfil: l'Administrador de Finques disposa del seu lloc de comandament executiu, el President consulta l'estat de tota la seva comunitat al seu portal web, i l'Industrial / Gremi rep un enllaç mòbil tokenitzat sense login on puja la foto de la reparació i recull la signatura digital en pantalla.
Filtració en baixant comunitari (Vertical Escala B cap a Pis 2n 1a)
Portal de Presidència · Comunitat Residencial Gran Via [RGV-01]
| Expedient | Ubicació (Zona Comuna / Pis) | Avaria i Gremi | Empresa Assignada | Estat Actual | De qui depèn? |
|---|---|---|---|---|---|
| #1042 | Zona Comuna: Baixant Escala B | Filtració vertical aigua · Lampisteria | Fontanería Exprés S.L. | 6. Reparada amb Signatura | Pdt. Pintura (en 5 dies) |
| #1039 | Zona Comuna: Porta Garatge Soterrani -1 | Fotocèl·lula i receptor comandament · Serralleria | Cerrajería & Automatismos 24h | 5. Pendent de Peça | Professional (Recanvi dijous) |
| #1031 | Zona Comuna: Coberta / Terrassa Superior | Peritatge tela asfàltica després de pluja · Paleteria | Pèrit Asseguradora Mapfre | 2. En Valoració Assegurança | Companyia Asseguradora |
Fitxa Mòbil d'Intervenció per al Tècnic (Sense Usuari ni Contrasenya)
El lampista o electricista rep l'encàrrec per email/mòbil i obre aquesta fitxa directament a la finca. Només té accés a aquesta ordre de treball (aïllament RGPD total respecte a la resta de comunitats de la gestoria).
- Ubicació i Contacte d'accés: Veu l'adreça exacta, zona comuna afectada, fotos de l'avaria i telèfon de conserge/president per obrir.
- Canvi d'estat en 1 toc: Marca «En intervenció», «Pendent de material» o «Reparada».
- Imputació i Càmera nativa: Introdueix hores, cost de materials i puja la foto de la feina acabada o albarà amb la càmera del mòbil.
Un cicle de 7 estats operatius on sempre està clar de qui depèn el següent pas
Els sistemes de suport tradicionals només distingeixen entre «Obert» i «Tancat». En una comunitat de propietaris amb això no n'hi ha prou: el nostre desenvolupament sincronitza automàticament els estats interns de FreeScout amb les 7 fites reals d'una reparació immobiliària i l'indicador explícit d'actor responsable (pending_actor).
Comunicada / Rebuda
Depèn de: GestoriaEntra per Portal del President, QR a la finca, email o telèfon. El gestor revisa, fusiona si està duplicada i classifica prioritat.
Valoració / Pressupost / Assegurança
Depèn de: Assegurança / PresidentObertura de sinistre amb l'asseguradora de la comunitat o enviament de pressupost al President per a aprovació en 1 clic.
Assignada a Professional
Depèn de: GremiEnviament automàtic per SMTP de l'Ordre de Treball amb fotos i enllaç mòbil {token} a l'industrial, informant el President.
En Intervenció
Depèn de: GremiEl tècnic confirma data de visita (scheduled_at) o inicia els treballs a la zona comuna o habitatge afectat.
Pendent de Material / Tercer
Depèn de: Gremi / PèritQueda explícit el motiu del bloqueig (espera de peça, assecat de paleteria, 2n gremi) i es programa recordatori automàtic.
Reparada (Pdt. Validació)
Depèn de: Gestoria / PresidentL'industrial adjunta foto de la reparació, hores/materials i signatura digital des del seu mòbil. Reapareix com a activa al despatx.
Tancada i Acreditada
Expedient AuditatValidada per la gestoria/president. A punt per exportar en l'informe PDF/CSV de la Junta General de Propietaris.
Els avantatges tècnics de FreeScout, potenciats pels nostres plugins i el desenvolupament propi d'InFoAL
Al departament de Programació d'InFoAL no venem caixes negres ni et lliguem a llicències per usuari que penalitzen el creixement del teu despatx. Hem construït ComuniScout combinant tres capes tecnològiques que garanteixen velocitat extrema, longevitat del codi i adaptació 100% vertical a les comunitats de propietaris:
Avantatges Tècnics del Nucli FreeScout (PHP 8.x + MariaDB)
Arquitectura Ultralleugera i Estabilitat d'API (PHP 8.2 a 8.5)
Renderitzat ràpid en servidor (Blade + Bootstrap + jQuery) sota política Zero Build Step i Laravel No-Upgrade Policy amb sistema d'/overrides. Consumeix una fracció de RAM/CPU enfront de plataformes pesades i garanteix que els mòduls personalitzats mai es trenquin en actualitzar el sistema.
Omnicanalitat Nativa de Correu (IMAP / SMTP Transaccional / OAuth2)
El correu electrònic és el canal universal amb asseguradores, pèrits i gremis. ComuniScout converteix cada bústia de la gestoria en un centre col·laboratiu que processa respostes, CC/BCC, reenviaments i adjunts mantenint un únic fil cronològic immutable.
Detecció de Col·lisions en Viu i Fusió d'Avisos Duplicats
Avisa en temps real si dos empleats de la gestoria estan veient o contestant la mateixa avaria per evitar duplicar encàrrecs. A més, permet fusionar en 2 clics múltiples avisos de veïns sobre un mateix tall de llum o avaria d'ascensor (Merge Conversations).
Separació Física entre Notes Internes i Missatges Públics
El model relacional de Threads separa nativament les deliberacions privades del despatx (TYPE_NOTE en color ambre) dels missatges a tercers (TYPE_MESSAGE) i registra cada canvi d'estat en un historial d'auditoria inalterable (TYPE_LINEITEM).
Automatització de SLA, Cloud S3, Protocols i Mobilitat sense subscripcions per usuari
Sobre el motor base, integrem i configurem els millors mòduls oficials i de tercers per cobrir totes les necessitats operatives, d'emmagatzematge i de compliment legal d'un despatx d'administració de finques:
Detecta automàticament incidències estancades sense resposta després de X hores (Waiting Since), escala prioritats, envia reclamacions a asseguradores o executa macroaccions en 1 clic.
Permet "adormir" un expedient fins al dia en què arriba un recanvi o visita el pèrit. El tiquet reapareix sol a la safata activa en vèncer el termini o si el gremi respon abans.
Injecta la referència [#ID] als correus sortints perquè les respostes de pèrits, companyies d'assegurances i industrials entrin sempre a l'expedient correcte encara que canviïn l'assumpte.
Galeria lightbox de totes les fotos del sinistre al sidebar, descàrrega en 1 clic en .zip per a l'asseguradora i emmagatzematge extern en Cloud S3 / R2 sense inflar la base de dades SQL.
Llistes de control pas a pas per a sinistres multigremi (1. Lampista → 2. Assegurança → 3. Paleta → 4. Pintor) i plantilles de resposta ràpida amb variables dinàmiques per bústia i comunitat.
Alertes Push a iOS/Android per a urgències, mètriques de temps de resolució (Reports + Export CSV) i impressió neta d'expedients en PDF ocultant les notes privades de la gestoria.
Mòduls a punt per rebre avisos i fotografies per Bot de Telegram o WhatsApp Business API, més API REST i Webhooks signats per sincronitzar amb l'ERP del despatx.
Doble factor d'autenticació (TOTP) per a gestors, protecció antibots Turnstile en portals públics i esborrat certificat en 1 clic davant sol·licituds de Dret a l'Oblit RGPD.
L'enginyeria d'InFoAL que converteix FreeScout en un programari de Comunitats
Comunitats, Zones Comunes, Habitatges i Pòlisses d'Assegurança
En una comunitat de propietaris, el 85% de les incidències afecten elements comuns i el president canvia cada any. El nostre mòdul vertical propi Modules/ComuniScout dota FreeScout d'una base de dades relacional específica per a Propietat Horitzontal:
- Jerarquia Comunitat (
cs_properties) → Ubicació (cs_units): Creació automàtica de les Zones Comunes de cada edifici (Portal, Escala, Ascensor, Coberta/Teulada, Façana, Baixants generals, Calderes/Comptadors, Garatge, Jardí/Piscina) a més dels habitatges i locals privatius. - Fitxa d'Asseguradora i President vinculada: En obrir una incidència d'una finca, el gestor té a la vista la companyia asseguradora, el número de pòlissa i el President en exercici.
- Aïllament Multi-Bústia / Multi-Gestoria (
mailbox_id): Filtratge estricte en capa de dades per separar carteres de comunitats o múltiples delegacions amb total confidencialitat.
Mailbox (Cartera / Administració de Finques)
└── cs_properties (Comunitat + CIF + Pòlissa Assegurança)
├── President Actiu (Portal Magic Link)
├── cs_units [type = 'common_area']
│ ├── Ascensor / Portal / Escala
│ ├── Coberta / Façana / Baixants
│ └── Garatge / Sala Calderes / Piscina
└── cs_units [type = 'private_unit']
└── Pis / Porta (Danys per filtració)
└── cs_incidents (#ID Conversa)
├── user_id (Gestor Responsable)
├── contractor_id (Gremi Extern)
├── operational_status (7 Estats)
├── pending_actor (De qui depèn)
└── work_order_token + Signatura SVG/PNGOrdre de Treball Tokenitzada, Signatura en <canvas> i Portal de Presidència
Hem resolt el gran coll d'ampolla de les administracions de finques: aconseguir que els industrials documentin les seves actuacions des del carrer sense comprometre la seguretat RGPD del despatx.
- Enllaç Màgic d'Ordre de Treball (
/work-order/{token}): Token criptogràfic de 256 bits per intervenció. El professional veu fotos i instruccions, imputa hores i materials, puja fotos de la reparació des de la càmera del mòbil i recull la signatura digital manuscrita en pantalla sense veure cap altra incidència de la gestoria. - Portal Web del President (
/portal): Autenticació neta sense contrasenyes complexes per donar d'alta avaries amb fins a 5 fotografies i consultar en temps real la taula de seguiment de totes les incidències de la seva comunitat. - Panell Executiu Dark Slate i Directori CRUD de Gremis: Quadre de comandament visual per finca (
/properties), catàleg de proveïdors homologats amb tarifes per hora (/contractors) i columnes operatives injectades directament als llistats de la bústia.
Tot el nostre desenvolupament viu encapsulat en un mòdul independent utilitzant els hooks oficials d'Eventy. Pots actualitzar FreeScout i els seus pegats de seguretat en qualsevol moment sense perdre ni una sola personalització.
En comptar amb un model SQL estructurat de comunitats, gremis i estats, ComuniScout pot connectar-se amb Conntexto MCP d'InFoAL per a triatge intel·ligent de correus, detecció automàtica d'avaries duplicades i resums per a Juntes.
Per què ComuniScout supera el correu tradicional i els Helpdesks de pagament per agent
Compara el que passa en un despatx d'administració de finques de 8 persones gestionant 120 comunitats segons l'eina utilitzada:
| Capacitat / Criteri | Email + Excel + WhatsApp | SaaS Genèric (Zendesk / Freshdesk) | ComuniScout (Programari Propi InFoAL) |
|---|---|---|---|
| Jerarquia Comunitat → Zona Comuna / Habitatge | Manual (carpetes disperses) | No existeix (només fitxes de client) | Nativa + Pòlissa d'Assegurança per Finca |
| Portal del President (Vista de tota la seva Finca) | No (trucades constants al despatx) | Limitat als seus propis tiquets | Sí, consulta totes les avaries de la seva comunitat |
| Part Mòbil per a Gremis sense Usuari/App | No | No (obliga a pagar llicència d'agent) | Enllaç màgic tokenitzat per intervenció |
| Signatura Digital Manuscrita en Pantalla | Albarans en paper que es perden | No inclòs de sèrie | Integrada en mòbil (<canvas>) i injectada al fil |
| Control de «De qui depèn?» i Alertes SLA | Impossible sense revisar correu per correu | Genèric (Obert / Pendent / Tancat) | 7 estats immobiliaris + Semàfor de bloqueig |
| Aïllament RGPD enfront d'Industrials | Alt risc en reenviaments de cadenes | Risc si entren com a agents | Blindat: el tècnic només veu la seva ordre assignada |
| Cost anual en llicències per usuari (8 empleats) | 0 € (milers d'euros en hores perdudes) | 4.700 € a 8.500 € / any (pagament per agent) | 0 € de quota per agent · Usuaris il·limitats |
Tot el que has de saber abans d'implantar ComuniScout
ComuniScout substitueix el nostre programa de comptabilitat (Gesfincas, Fynkus, Netfincas...)?
No, el complementa exactament on els programes comptables no arriben. El teu ERP continua gestionant quotes, remeses bancàries, comptabilitat i actes; ComuniScout s'encarrega del 100% del cicle operatiu d'avaries, sinistres d'assegurança, ordres de treball a gremis i comunicació transparent amb els presidents. A més, permet importar la teva cartera de comunitats i presidents per CSV/API i exportar els parts i costos conformats.
Els lampistes, electricistes o serrallers han d'instal·lar alguna App o recordar contrasenyes?
No. Aquest és un dels majors avantatges del nostre desenvolupament: quan assignes una avaria a un professional, rep un correu (o avís mòbil) amb un botó directe a la seva Fitxa d'Intervenció Mòbil (/work-order/{token}). Amb un sol toc al seu telèfon veu les fotos del problema, actualitza l'estat, puja la foto de la reparació amb la càmera i recull la signatura en pantalla del president o veí, sense haver d'instal·lar res ni recordar contrasenyes.
Com es garanteix el compliment del RGPD i que un industrial no vegi dades d'altres comunitats?
A ComuniScout els professionals externs no són usuaris interns de la bústia. El seu enllaç criptogràfic de 256 bits els concedeix accés única i exclusivament a l'ordre de treball assignada, ocultant la resta de comunitats, les actuacions d'altres gremis i les notes internes de la gestoria. Així mateix, els endpoints públics estan blindats per no exposar mai noms ni telèfons de propietaris sense autenticar.
Es pot desplegar amb la nostra pròpia marca (Marca Blanca) i en servidor propi o Cloud d'InFoAL?
Sí. Oferim tant desplegament en instància dedicada Single-Tenant al Cloud NVMe LiteSpeed d'InFoAL (sota el teu propi subdomini incidencies.latevaadministracio.com, amb el teu logotip, correu corporatiu SMTP transaccional, backups diaris immutables i suport tècnic directe dels nostres enginyers a Girona i Sant Feliu de Guíxols) com instal·lació On-Premise en la teva pròpia infraestructura.
Vols veure ComuniScout funcionant en viu amb les teves comunitats?
Sol·licita una demostració personalitzada amb els enginyers d'InFoAL. T'ensenyarem el panell executiu de comunitats, el portal del president i com funciona al mòbil l'ordre de treball amb signatura digital per als teus gremis.
